1/ le suivi de la gestion financiere/administrative est assuré par l'IN2P3
et est pris en charge par Monique Verriez (formation permanente
de l'IN2P3). C'est donc à elle qu'il faudra en temps venu faire adresser les
dossiers des profs, les factures extérieures à la regie,etc... Les comptes de la regie
etc...seront à expedier à l'agence comptable du CNRS (Mme Gourmelon), avec copie à
Monique Verriez.
La préparation des dits dossiers est cependant à la charge des organisateurs
de la session (responsable administratif, secrétariat, régisseur) et du responsable de l'Ecole.
2/ le laboratoire d'accueil doit désigner un secrétariat local pour
l'organisation de la session. Sa charge sera :
d'éditer et diffuser les bulletins, de s'occuper de l'affiche
de gérer les inscriptions, hebergement, salles, pauses...
d'assurer l'accueil pendant la session (distribution des pochettes,
tickets de cantine, ... )
de faire les photocopies des transparents pendant la session (attention !
ceci est une lourde charge à prevoir à l'avance), ou de mettre
à la disposition des élèves les fichiers correspondants
aux transparents (pdf, ps).
3/ le laboratoire d'accueil doit (courant mai) faire la demande d'une régie de
d¹eacute;penses et de
recettes destinée à couvrir certains frais pendant l'ecole.
Il faut pour cela :
designer le régisseur (physicien ou administratif)
faire la demande d'ouverture à l'In2P3 (ie Monique Verriez qui transmet
aux services comptables) pour une somme à estimer selon les depenses
prevues sur place. D'habitude, l'essentiel des depenses de la regie est
constitue par les frais de mission payes
de la main à la main sur place aux profs etrangers
(SI les ordres de payement
peuvent etre etablis à temps, au vu par les
services financiers du CNRS des
originaux des documents necessaires. Pour le reste, il s'agit
des poses, petites fournitures, diner (si la facture n'excede pas 5000F)
..., eventuellement servir
d'intermediaire pour les tickets de cantine. Il vaut mieux prevoir assez
large, l'IN2P3 recuperant le solde bien sur a la cloture.
ouvrir un compte au Trésor Public, à l'ordre de
l'Ecole, et du regisseur
payer les depenses locales avec le chequier (une fois l'argent verse a
ce compte) et tenir la comptabilite de la regie.
clore la regie au maximum 1 mois apres la fin de l'Ecole, quand tout a ete
paye (ces 2 conditions sont souvent contradictoires...).
4/ Les autres depenses sont payees soit directement sur facture par l'IN2P3,
soit par transfert interne du budget de l'Ecole au budget du labo d'accueil
(memoire regroupant les frais de photocopies, de salle eventuellement, de frais
d'affranchissement,...). Les factures du transporteur eventuel, de l'imprimeur de
l'affiche et des proceedings sont traitees directement par l'IN2P3.
5/ L'Ecole prend en charge les missions des professeurs (transport - dans des
limites raisonnables - et indemnites forfaitaires de sejour) et leur verse des
indemnites d'enseignement. Les dossiers doivent etre transmis à
Monique Verriez aussi tot que possible apres l'Ecole.
Les missions des participants sont à la charge de leurs labos d'origine. Il y a
possibilite de faire beneficier d'une "allocation" (forfait ~ 150 euros)
2-3 etudiants par an (theoriciens, etudiants etrangers, etudiants non rattaches
à un labo...). Les autres possibilites de bourse sont tres difficiles.
Il existe par ex. une procedure de bourses ``Pays de l'Est'aupres du
MESR mais celle-ci est tres longue et peu souple (il faut en faire
la demande 4 mois avant l'Ecole, et l'acceptation n'est pas garantie).
1/ les responsables scientifiques de la session (ie le binome de physiciens)
ont la charge de :
contacter les professeurs choisis par le comite, s'assurer de leur venue
et trouver des remplacants le cas echeant
etablir avec l'equipe de professeurs la structure fine et le contenu des cours,
(+ rectifier l'equilibre, s'assurer de l'homogeneite et de la complementarite des
cours etc)
organiser la ou les reunions de cette equipe, preferentiellement au printemps
quand les profs ont deja un peu reflechi a leur cours
etablir l'emploi du temps de la session
s'occuper de l'affiche et des bulletins et assurer leur
2/ l'edition des proceedings incombe au labo organisateur.
Cette "edition" recouvre (et c'est assez lourd) :
la collecte des cours aupres des professeurs (== relances multiples)
leur mise en forme (pagination, pages de titre, cahiers de tete et de
queue) -> constitution de la "master copy" a fournir au tirage en offset
le tirage, qui peut etre assure par le service d'edition du cenbg
les expeditions (aux participants, aux bibliotheques de France et etranger
et a ceux qui en font la demande)
Le tirage etait fait en 500 exemplaires, traditionnellement en offset.
Le CdF faisait payer le papier et les cliches offsets pour l'equivalent de
de .09 F/page (prix tres bas).
A partir de 1996, les cours ont ete mis a disposition sur le web (aml, sur le server du
LAL par commodite).
Charge d'organisation
A titre d'indication, voici ce que Anne-Marie Lutz avait evalue comme charge d'organisation
pour environ 65 participants et 7-8 profs
*** avant l'Ecole :
fevrier : (affiche) 1 pers 3 jours
mars - juin : (creation de la page web de la session,
incluant le formulaire d'inscription) 2 pers 2 jours
mars - juin : (bulletins+gestion des participants) 1 pers. 5' / jour
mai-juin : (etablissement de regie) 1 pers 1 jour
debut septembre : (bulletins+gestion des participants+..) 1 pers 1h / jour
*** pendant l'ecole :
septembre : (photocopie des cours+pauses+gestion) 2 pers 1 semaine
*** apres l'ecole :
sept.-octobre : (cloture de regie par le regisseur) 1 pers 1 semaine
sept.-mars : (cours sur le web) N*(1 pers 2h)
dec.-mars : (preparation du tirage des proceedings) 2 pers 3 jours
Mise a part la semaine d'Ecole, il n'y a pas d'imperatif strict sur la
repartition temporelle de la charge. Celle-ci retombe entierement sur le
secretariat local (en liaison avec Monique Verriez, Formation
Permanente de l'IN2P3).
